Curso Comunicación Estratégica

Planear y organizar: ¿quién hace qué, cuándo?

Revisa si hay un buen plan y da la voz de alarma si no

Tu éxito depende de la planificación y organización. Necesitas dividir las tareas y responsabilidades de tu equipo de proyecto.

Si no planeas y organizas, te arriesgas a no cumplir con tareas vitales y no cumplir con los tiempos. Sin un plan no sabes cómo opera tu equipo. ¿Qué hace quién y cuándo? Tú debes decidir cómo se dirigen las actividades para alcanzar tu primer sub-objetivo.

¿Estás a cargo? ¡Hazlo bien! ¿Hay otro responsable adicional? Revisa si hay un buen plan y organización de tareas. ¡Si la respuesta es ”no”, da orientación, enciende las alarmas o busca una salida!

Planear y organizar son procesos continuos

Tu proyecto de comunicación estratégica comienza con la planifacación. Tú tienes una idea de lo que deseas alcanzar. Necesitas un bosquejo burdo de las fases de comprensión, diseño y ejecución.

Sin embargo, antes de analizar y redefinir el tema, no sabes en qué sub-objetivo se debe enfocar tu proyecto. No sabes aún qué  roles deben jugar tus socios, hasta que completas la fase de comprensión. Y no sabes tampoco cuál son los objetivos del proyecto y qué medios usarás, hasta tanto no hacer la fase de diseño.

Así en la mayoría de los casos, repetirás la planifacación y organización varias veces durante tu proyecto de comunicación estratégica.

  • Comienzas con un diseño en borrador de las fases de comprensión, diseño, ejecución y evaluación. Formas un equipo de proyecto con miembros de tu organización, divides las tareas y responsabilidades y pones un hito para las fases principales.
  • Luego haces una organización y planifacación de la fase de comprensión.
  • Después de la fase de comprensión, puedes planear y organizar la fase de diseño.
  • Cuando sepas cuáles son los objetivos y acciones necesarias, puedes organizar y planear la fase de ejecución.
  • Puedes planear y organizar la fase de evaluación al mismo tiempo y afinar el plan después de la fase de ejecución.

Planear, organizar y presupuestar están interrelacionados

Cuando estás haciendo tu presupuesto, puedes encontrar que no hay recursos para ciertas tareas. Esto requiere un cambio de plan. Flexibilidad y creatividad son claves para resolver este tipo de asuntos.

Puedes buscar fondos y socios adicionales –quienes influenciarán tus objetivos y tu organización-. O reduces tus ambiciones e identificas un sub-objetivo más ‘barato’. Puedes también ajustar tus objetivos y reorganizar tus tareas. Todas estas decisiones influencian la planificación y la organización.

Conclusión: planear, organizar y presupuestar están inter-relacionados y son procesos continuos.

NUESTRO CASO DE SIMONA: Planear y organizar en pos de una comunicación estratégica

Cuando Simona comenzó su proyecto de comunicación estratégica, hizo un plan con la UICN-CEC. Comenzaron con un diseño en borrador de las fases de comprensión, diseño y ejecución. Luego hicieron una planifacación detallada de la fase de comprensión. Simona y su equipo necesitaron dos Afbeelding5meses para las conversaciones informales en las cocinas, oficinas y bar local. Identificaron el primer sub-objetivo factible: desarrollar una nueva gestión de eventos    administración para las celebraciones del 1º de Mayo en cooperación con las partes interesadas.
Ahora Simona podía desarrollar su plan de diseño. Organizó mesas redondas y reuniones para crear soluciones.
Después de que las soluciones fueron seleccionadas y acordadas, Simona organizó y planeó la fase de ejecución. Fueron repartidas las tareas de las oficinas de áreas protegidas, la municipalidad, la policía, los clubes de cazadores y montañistas y les fue asignado un tiempo.
Finalmente, después de la fase de ejecución se planeó la fase de evaluación. Se organizaron una serie de reuniones con los socios y se entrevistaron visitantes.

Error común: hacer todo uno mismo

Los expertos en biodiversidad con frecuencia hacen todo ellos mismos. De esta manera mantienen el control. Se aseguran así de que la información esté correcta. Pero a los expertos con frecuencia no se les tiene confianza o no son comprendidos por el destinatario. Y su energía es limitada.

Es más efectivo si administras el proceso y dejas que los partes interesadas te ayuden a comunicarlo. Los socios pueden enviar mensajes a través de sus redes y medios. Escoge socios y medios que le lleguenal destinatario y que tengan credibilidad. Eso te quitará una cantidad de peso de tus espaldas.

 

¿Tienes la habilidad necesaria?

Los profesionales que trabajan en sostenibilidad carecen con frecuencia de las habilidades para comprender al destinatario y a los socios. Comprender requiere hacer preguntas abiertas y escuchar de verdad. Escuchar parece fácil, pero repetidamente vemos personas que envían mensajes en vez de escuchar en la fase de comprensión.

CHECKLIST

Lista de revisión: Calificación para el cambio sostenible:

  • Comprender a destinatarios y socios
  • Diseñar mensajes para alcanzar objetivos
  • Adaptar mensajes a destinatarios específicos
  • Facilitar reuniones interactivas y mesas redondas
  • Negociar
  • Manejar conflictos y tensiones
  • Organizar y manejar proyectos